Опять инвентаризация! Да, мало кто ее любит, но она неизбежна и необходима в первую очередь для процветания самой аптеки. Важно помнить, что, как бы ни хотелось, сославшись на уважительную причину, «откосить» от этого мероприятия, личное присутствие на нем в ваших же интересах. И если учесть, что все работники аптеки несут материальную ответственность за выявленную недостачу, подходить к этому процессу нужно со всей ответственностью и знанием дела.

Торговле время, а инвентаризации — срок

Регулярные сверки между учетными документами и фактическим наличием продукции помогают отслеживать сохранность товара и имущества, вовремя выявлять недостачу и дают возможность руководству постоянно быть в курсе реальных дел в аптеке. Кроме того, каждый работник, приступая к своим обязанностям, подписывает договор, согласно которому, он несет ответственность за сохранность имущества. И поэтому необходимо точно знать, сколько и чего имелось в наличии, прежде чем брать на себя эту ответственность, иначе можно попасть в довольно неприятную ситуацию.

Итак, обязательная инвентаризация проводится:

• перед составлением годового бухгалтерского отчета;

• при выявлении кражи или порчи товара;

• при смене материально ответственных лиц.

Иногда аптеки игнорируют обязательную инвентаризацию при приеме нового работника, но при этом подписывают с ним договор о материальной ответственности.

Вы должны знать, что в случае выявления недостачи при плановой проверке вы будете обязаны ее возместить наравне со всеми. Так что потребовать при приеме на работу инвентаризации, причем с вашим личным участием, — это законное право.

Как себя не обсчитать?

Как правило, сегодня все аптеки оснащены компьютерами, поэтому процедура учета товара проводится с помощью сканирования. Это очень удобно, однако проверять наличие продукции все равно приходится вручную — без этого никак. Существует два способа сверки товара с учетными записями.

1. Сначала составляется опись товаров, которые, согласно документам, должны быть в аптеке, а затем каждый препарат ищут на своем месте. Это кажется логичным и удобным, однако на самом деле такая практика — верный способ получить в итоге недостачу. Дело в том, что часть товара в аптеке легко может оказаться не на своем месте и попросту остаться неучтенной. Так образуется недостача, которой на самом деле нет, но которую надо будет выплачивать.

2. Другой способ кажется более хлопотным, но он более надежный: товар сканируется с каждой полки в общем порядке, а компьютер потом все сложит и выдаст общий результат. Конечно, это менее удобно, поскольку необходимо весь товар с полки снять, просканировать, а потом все заново аккуратно расставить. Кроме того, при отсутствии штрих-кода товар с каждой полки придется вручную заносить в описные листы. Однако так все будет учтено наверняка. Упростить данный метод можно с помощью специального оборудования для инвентаризации, когда при помощи терминала со сбором данных товар сканируется непосредственно на местах хранения.

Назначать инвентаризацию может только сам руководитель аптеки. Для этого он должен издать приказ, указать точную дату и сформировать комиссию. Если кто-то из членов назначенной комиссии не сможет присутствовать на инвентаризации, ее результаты считаются недействительными. Единственным исключением являются налоговые органы, которые имеют право проводить инвентаризацию имущества налогоплательщика. Такая проверка может быть проведена только на основании распоряжения руководителя налогового органа (или его заместителя).

Часто возникающие вопросы

По какой стоимости возмещается недостача?

Согласно ст. 246 ТК РФ, сумма ущерба в данном случае определяется по фактическим потерям, т.е. по среднерыночным ценам.

Как правильно провести учет мелких товаров (шприцы, ампулы, пеленки и др.), у которых штрих-код присутствует только на общей коробке?

Для этого необходимо сделать лист со штрих-кодами ходовых мелких товаров.

Можно ли отказаться платить недостачу?

Можно. Без вашего согласия работодатель не может вычесть с вас деньги. Подписывайте акт приемки: «Ознакомилась. Не согласна», и тогда взыскать с вас деньги может только суд.

Надо ли обязательно требовать инвентаризацию при увольнении?

Это, скорее, нужно работодателю, т.к. если в последующем выявится недостача, деньги он с вас сможет получить только через суд, доказав вашу непосредственную вину.

О чем важно знать

• Все работники аптеки при поступлении на работу подписывают договор о материальной ответственности. Как правило, коллективный, когда недостача распределяется поровну между всеми членами коллектива (бригады). В этом случае работодатель не обязан доказывать вашу вину, чтобы взыскать свои деньги. Вы можете избежать выплаты только в том случае, если самостоятельно докажете свою непричастность к выявленному ущербу.

• Работники аптеки, несущие материальную ответственность, с разрешения руководства могут самостоятельно проводить в нерабочее время проверку сохранности доверенных им ценностей (самопроверка).

• Если при инвентаризации сумма недостачи получилась большая, и вы не можете ее перепроверить, а работодатель отказывается искать виновных, то вы имеете право обратиться в правоохранительные органы, чтобы они провели проверку. В этом случае требовать с вас возмещения недостачи владелец аптеки уже не имеет права.

Доверяй, но проверяй!

Если у вас есть сомнения в результатах инвентаризации, то вы можете потребовать ее повторного проведения. Часто руководители не хотят лишний раз закрывать аптеку для ревизии, но это ваше законное право. Кроме того, вы можете сами проверить ее правильность. Как правило, недостача выявляется по определенным позициям, так что, взяв за основу акт предыдущей инвентаризации и подняв нужную документацию, можно вручную сверить все цифры.